Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Die Bearbeitung Ihrer Bewerbung setzt voraus, dass wir einige Ihrer personenbezogenen Daten speichern. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir über Sie speichern und warum, an wen wir sie ggf. weitergeben und was Ihre Rechte als betroffene Person sind.

1. Verantwortlicher

Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist die PEARL GmbH, PEARL-Str. 1-3, 79426 Buggingen.

2. Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen der betriebliche Datenschutzbeauftragte der PEARL GmbH postalisch unter PEARL GmbH, z. Hd. des Datenschutzbeauftragten Herr Gabriele Broggi, PEARL-Straße 1-3, D-79426 Buggingen oder per E-Mail unter ds@pearl.de zur Verfügung.

3. Personenbezogene Daten

Während des Bewerbungsprozesses müssen Sie bestimmte personenbezogene Daten und Informationen an uns übermitteln. Die persönlichen Nutzerdaten werden von uns streng vertraulich behandelt und nicht an unbeteiligten Dritte weitergegeben. Im Rahmen der Bearbeitung speichern wir von Ihnen die folgenden Datenkategorien:

• Stammdaten (darunter fallen z.B.: Name, Geschlecht, Geburtsdatum)

• Kontaktdaten (darunter fallen z.B.: Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

• Bewerbungsunterlagen (darunter fallen z.B.: Anschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf)

• Daten zur beruflichen Entwicklung und zu erworbenen Kenntnissen (darunter fallen z.B.: Aus- und Weiterbildung, Berufserfahrung, Zusatzqualifikationen)

• Im Falle der Onlinebewerbung Nutzungs- und Bestandsdaten (darunter fallen z.B. IP-Adresse, Name der hochgeladenen Datei, Datum und Uhrzeit des Uploads, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Webbrowser)

Bei Ihrer Onlinebewerbung können Sie alternativ Ihr Profil ebenfalls aus einem sozialen Netzwerk oder einem zentral angesiedelten Speichermedium (LinkedIn, Dropbox) übertragen. Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie unter https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy bzw. https://www.dropbox.com/privacy. Bei Bewerbungen über andere Kanäle erfassen wir die relevanten Informationen aus Ihrer Bewerbung und speichern Ihre Bewerbungsunterlagen in unserem System.

Sollten wir Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nach Ihrem Geschlecht in Form der gewünschten Anrede fragen, so ist das ausschließlich darin begründet, dass wir Sie in der richtigen Art und Weise anschreiben bzw. ansprechen möchten. Es ist jedoch auch möglich, eine geschlechtsneutrale Anrede zu wählen. Die Angabe Ihres Alters bzw. die Eingabe Ihres Geburtsdatums ist dadurch begründet, dass für einige unserer Tätigkeiten gesetzlich ein Mindestalter vorgesehen ist. Bei einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU wird eine Arbeitserlaubnis für Deutschland benötigt. Daher fragen wir Sie im Bewerbungsverfahren auch nach Ihrer Nationalität.

Die Informationen, die Sie uns übermitteln, müssen der Wahrheit entsprechen, dürfen keine Rechte Dritter, öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen ("Unzulässige Inhalte"). Beachten sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden.

4. Verarbeitungszweck

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der von Ihnen gesendeten personenbezogenen Daten erfolgt durch den zuständigen Personalabteilungsbereich der PEARL GmbH.

Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich zu Bewerbungszwecken verwendet.

Wenn Sie sich auf ein Jobangebot beworben haben, werden Ihre Daten dem ausschreibenden Fachbereich sowie dem zuständigen Personalbereich zugänglich gemacht. Falls Sie für eine Beschäftigung in Betracht kommen, ist die Verwendung bzw. Weitergabe Ihrer persönlichen Daten unternehmensintern auf rein beschäftigungsbezogene Zwecke und auf die Personengruppe beschränkt, die im Rahmen der Einstellung Kenntnis darüber erlangen muss. Dies gilt auch für Informationen, die internen oder externen Dienstleistern für erforderliche Vorbeschäftigungsprüfungen und aufgrund von rechtlichen oder behördlichen Anforderungen offengelegt werden.

Alle personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken erhoben, verarbeitet und genutzt:

• Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses

• Erstellung von Bewerbungsprofilen

• Um im Rahmen des beabsichtigten Arbeitsverhältnisses mit Ihnen in Kontakt zu treten

• Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses

• Abgabe von Meldungen und Erklärungen, die auf gesetzlicher Verpflichtung beruhen oder in sonstiger Weise durch das Gesetz erlaubt sind

• Kontaktaufnahme (per Post, E-Mail, Telefon, Soziale Medien) nach Abschluss der aktiven Bewerbungsphase, sofern hierfür eine Einwilligung vorliegt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens ist erstrangig § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) i. V. m. Art. 88 DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Demnach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigten Interessen) erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen nach § 15 AGG bzw. § 61b ArbGG. Des Weiteren kann einer Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c erforderlich sein. Wir behalten uns für die Besetzung von besonders risikosensitiven Positionen im Bewerbungsprozess die Möglichkeit vor, eine Validierung Ihrer Angaben und Einholung weiterer zusätzlich relevanter Sicherheitsinformationen vorzunehmen. Rechtsgrundlage ist hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wenn Sie die Möglichkeiten der automatischen Übertragung von personenbezogenen Daten aus Portalen wie Dropbox oder LinkedIn bzw. über einen Upload Ihres CVs nutzen, werden Ihre Daten je Aktualisierung einmalig an uns übermittelt. Es entsteht keine dauerhafte Verbindung zu den Portalen.

5. Empfänger von Daten

Wir setzen im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Daten Auftragsverarbeiter ein. Bei einem Auftragsverarbeiter handelt es sich um eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verarbeitet. Auftragsverarbeiter nutzen die Daten nicht für eigene Zwecke, sondern führen die Datenverarbeitung ausschließlich für den Verantwortlichen aus. Wir haben mit den von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem weisungsgebundenen Dienstleister abgeschlossen.

6. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nur solange wie notwendig gespeichert, wobei sämtlichen zur Anwendung kommenden gesetzlichen Anforderungen Rechnung getragen wird. Wenn Sie sich auf eine bestimmte offene Stelle beworben haben und wir Ihre personenbezogenen Daten für künftige Ausschreibungen behalten möchten, werden wir in jedem Falle vorab um Ihre Zustimmung bitten. Ihre im Verlauf der Online-Bewerbung gegebenen Antworten und Informationen werden zusammen mit Ihren übermittelten Daten bis 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Danach werden die Ergebnisse nur noch in anonymisierter Form, also ohne die Angabe Ihres Namens, zur weiteren statistischen Auswertung gespeichert. Dieser Statistikdatensatz lässt keine Rückschlüsse auf die natürliche Person zu und dient als Grundlage für statistische Auswertungen.

Liegt keine Zustimmung zur längeren Aufbewahrung Ihrer Bewerbungsunterlagen vor, werden Ihr Profil und Ihre persönlichen Daten 6 Monate nach Beendigung Ihres (bei mehreren parallelen Bewerbungen letzten) Bewerbungsverfahrens automatisch gelöscht. Wir sind jederzeit berechtigt, diesen Dienst einzustellen oder Ihre Daten ganz oder teilweise ohne Angabe von Gründen zu löschen.

Wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen möchten, senden Sie dazu bitte eine Mail an die Mailadresse aus Ihrer Eingangsbestätigung. Das Bewerbungsverfahren gilt damit als abgeschlossen und Ihre Unterlagen werden mit sofortiger Wirkung gelöscht.

7. Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht, Auskunft dahingehend zu verlangen, welche Daten wir über Sie zu welchem Zweck gespeichert haben und an wen diese Daten weitergegeben werden oder wurden. Außerdem können Sie Auskunft verlangen über die Dauer der Speicherung. Zudem haben Sie das Recht, jederzeit die Berichtigung der Daten zu verlangen, sollten diese Fehler enthalten. Sie können außerdem die Löschung der Daten verlangen. Das Recht auf Löschung besteht allerdings nicht, soweit die Verarbeitung durch uns erforderlich ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Sie können die Einschränkung der Verarbeitung der Daten erlangen oder gegen die Verarbeitung widersprechen. Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung uns gegenüber geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden. Neben diesen Rechten haben Sie zudem das Recht, dass wir Ihre Daten, die Sie der Verantwortlichen bereitgestellt haben, in ein allgemein lesbares Format an Dritte übertragen, sollten Sie das wünschen. Letztlich haben Sie jederzeit das Recht, eine etwaig erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung zu widerrufen. Der Widerruf einer Einwilligung ist mittels einer eindeutigen Erklärung (postalischer Brief, Telefax oder E-Mail) dem zuständigen Datenschutzbeauftragten der PEARL GmbH mitzuteilen. Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund einer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Folgen des Widerrufs oder Widerspruchs

Sollten Sie eine Einwilligung zur Datenvereinbarung widerrufen oder der Datenverarbeitung widersprechen, ist es durchaus möglich, dass wir den geschlossenen Vertrag nicht wie besprochen erfüllen können. Der Widerruf einer Einwilligung hat keinerlei Auswirkung auf die bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte Datenverarbeitung.

9. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung unseres Vertrages erforderlich. Die Bereitstellung erfolgt freiwillig. Stellen Sie uns jedoch Ihre Daten nicht zur Verfügung, sind wir nicht in der Lage, unseren Verarbeitungszweck vertragsgerecht auszuführen.

10. Beschwerderecht

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist für PEARL der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

11. Störungen des Service, Einstellung oder Änderung des Service oder Löschen von Daten

Wir gewährleisten nicht, dass das Angebot zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht. Störungen, Unterbrechungen oder einen etwaigen Ausfall des Online-Angebots schließen wir nicht aus. Die Server werden regelmäßig sorgfältig gesichert. Soweit Daten an uns - gleich in welcher Form - übermittelt werden, wird Ihnen jedoch empfohlen, Sicherheitskopien zu fertigen. Wir behalten uns vor, diesen Service jederzeit zu ändern, zu erweitern, zu beschränken oder ganz einzustellen. Eine Haftung von uns für gelöschte Daten oder Datenverluste ist deshalb ausgeschlossen.

12. Bekanntmachung von Änderungen

Wir sind berechtigt, diese Datenschutzerklärung jederzeit und ohne vorherige Mitteilung teilweise zu aktualisieren oder zu ändern. Das bestehende Datenschutzniveau wird dabei jedoch in jedem Fall beibehalten. Bei Änderungen und/oder Aktualisierungen der Datenschutzbestimmungen werden Sie per E-Mail über Ihre hinterlegte E-Mailadresse informiert. Prüfen Sie die modifizierte Erklärung, um Änderungen oder Aktualisierungen und etwaige Folgen für Sie zur Kenntnis zu nehmen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.